I due termini sono utilizzati generalmente come sinonimi, ma, ad un’analisi più approfondita, pianificazione e programmazione sono sicuramente complementari ma non per questo meno diversi.
La pianificazione consiste nella costruzione degli assi che guideranno il nostro lavoro o le nostre vite per un determinato periodo.
Questi assi sono due:
- Gli obiettivi che definiscono la direzione, la meta verso cui indirizzare gli sforzi. Se adottiamo la consueta metafora del viaggio, l’obiettivo è la destinazione. Quindi voglio arrivare a Bari partendo da Milano.
- Il secondo asse della pianificazione, dopo gli obiettivi, sono le attività che porteranno agli obiettivi. Si tratta delle scelte relative alla direzione da dare alla nostra attività, in funzione degli obiettivi stabiliti.
Per continuare nella nostra metafora del viaggio, si tratta di definire l’itinerario: se parto da Milano per Bari sceglierò se viaggiare in aereo, in treno o in auto. E se vado in auto lo farò percorrendo l’adriatica o la tirrenica?
Si tratta di scelte fondamentali che devono essere effettuate con un’attenta riflessione relativa sia gli obiettivi che ad altri elementi (da cui non escluderei le preferenze individuali).
In un altro esempio se l’obiettivo è perdere peso, quali interventi scelgo di fare sulla mia vita? Una dieta o movimento fisico o entrambi? E che tipo di dieta e quale movimento fisico?
Se L’OBIETTIVO è ACQUISIRE clienti nuovi, ci proverò cercando clienti assolutamente nuovi o cercando di recuperare quelli che non acquistano da meno di due anni?
Ecco qua la pianificazione: obiettivi e attività, destinazione e direzione, la meta e le regole per arrivarci.
Parliamo, ora, di programmazione, che consiste nella definizione delle singole azioni e dei relativi tempi. Le singole iniziative con cui porre in essere le attività per raggiungere gli obiettivi.
Nel nostro viaggio Milano-Bari, dopo aver scelto il mezzo di trasporto, l’aereo, si dovrà scegliere l’orario del volo, prenotare l’aereo, acquistare il biglietto, organizzare la trasferta dall’aeroporto di Palese a Bari città, e così via.
Ecco il programma delle azioni che mi permetteranno di arrivare alla mia meta con l’aereo. Le azioni danno concretezza alle attività per raggiungere l’obiettivo.
Le azioni sono le singole tappe, quelle che permettono di realizzare il viaggio nei tempi e nei modi previsti: se scelgo come mezzo di trasporto l’auto e voglio prendere l’adriatica a Bologna devo prendere lo svincolo per Rimini e se veglio arrivare a Bari entro le 19, devo essere allo svincolo per le 13. e dal momento che parto da Milano col pieno, dovrò fermarmi a rifare il pieno con poco più tardi, verso Ancona alle 15:30. Le singole tappe, le azioni, mi portano ad essere in linea con gli obiettivi rispettando i tempi.
Quindi se voglio acquisire clienti nuovi recuperando i clienti che non acquistano da meno di due anni, dovrò prevedere alcune tappe: recuperare l’elenco dei clienti, stabilire l’ordine con cui telefonare (cronologico o di potenzialità) e quindi definire i tempi: in che giorno a che ora telefonerò a chi.
In pratica, abbiamo la pianificazione fatta di obiettivi e attività la programmazione fatta di azioni.
Gli obiettivi si definiscono e si perseguono, le attività si decidono e le azioni si fanno e quindi occorre programmarle punto
Pianificazione e programmazione sono l’una strumentale all’altra: senza pianificazione non ci può essere programmazione, se non ho la meta e le linee guida che azioni faccio? Corro il rischio che tutto sia casuale.
Senza programmazione, del resto, avrò grandi obiettivi e delle idee straordinarie per raggiungerli, ma se non realizzo azioni specifiche che costituiscono la concretizzazione delle attività. Gli obiettivi non li raggiungerò mai.
Possiamo dire che la pianificazione fornisce l’energia perché mi parla di un obiettivo esaltante da raggiungere, mi parla di attività innovative da realizzare. La programmazione consiste nel come utilizzo la mia energia, in pratica la mia capacità di rendere possibile il raggiungimento degli obiettivi.
